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quinta-feira, 23 de novembro de 2006

Como Conduzir uma Reunião

Bom Dia!

Você quer passar um final de semana com um(a) acompanhante, gratuitamente, no melhor hotel da cidade litorânea de Cabo Frio/RJ? Então você tem até dia 30/11/2006 para participar. Veja abaixo.

Índice do BLOG de hoje:

1) Vote no meu artigo e concorra a uma viagem para Cabo Frio/RJ
2) Dica Profissional: Como Conduzir uma Reunião
3) Desafios de conhecimentos gerais
4) Agenda de Eventos - BH
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Vote no meu artigo e concorra a uma viagem para Cabo Frio/RJ

Escrevi um artigo que ficou entre os 3 melhores do Brasil no site www.callmunity.com/artigos/2006/11/611223.htm

Vote no meu artigo e concorra a uma viagem com acompanhante para Cabo Frio/RJ. Veja detalhes no site: http://www.callmunity.com/concurso/index.htm

O período de votação já começou e terminará dia 30/11/2006.

Conto com seu voto!

BOA SORTE!
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Como Conduzir uma Reunião

A reunião tem o objetivo de integrar os participantes e comprometê-los com os assuntos promovidos nela. Quando bem coordenada, inevitavelmente impacta no processo de clima organizacional, produzindo os seguintes resultados:

a) Integração, reforçando o espírito de equipe;
b) Repasse de experiências interessantes vivenciadas pelos participantes;
c) Compartilhamento das diferentes opiniões referentes aos assuntos em pauta;
d) Avaliação das diversas contribuições e identificação da solução de problemas;
e) Aumento e exercício do saber ouvir;
f) Melhoria da comunicação;
g) Compromisso de todos com os objetivos e metas do órgão;
h) Treinamento e desenvolvimento através da capitalização de experiências e geração de conhecimento.

Reunião de sucesso (estrutura básica)

Para uma reunião ter sucesso não é preciso fazer mágica, basta que tenha um formato simples, seguindo uma pauta, como por exemplo:

a) Abertura (saudações e objetivo da mesma).
b) Aquecimento (expectativas e percepção dos membros para a reunião). Sugere-se que este momento não ultrapasse 10 minutos.
c) Leitura da ata da reunião anterior.
d) Repasse de informações de interesse.
e) Discussão de projetos relativos ao órgão.
f) Apresentação de um tema, por um membro da equipe.
g) Desenvolvimento da equipe (espaço destinado a melhoria do relacionamento da equipe).
h) Avaliação geral da reunião.
i) Elaboração e envio da ata.

Sobre a coordenação

O coordenador é a pessoa responsável pela condução da reunião. Sua função é dar a todos a oportunidade de expressarem suas idéias e opiniões. O coordenador deve se manter neutro, não interferindo na criação de resultados. Seu principal papel é criar um ambiente de harmonia e promover a manutenção desse clima. O coordenador pode solicitar a ajuda de um membro da equipe para executar algumas tarefas de apoio.

Dicas para o coordenador

Antes da reunião:

* Reservar o local e os recursos necessários;
* Fazer contato com cada participante salientando a importância da sua participação;
* Preparar com cuidado o local da reunião, certificando-se de que não faltarão os materiais necessários para que as pessoas se expressem e se sintam bem acolhidas;
* Negociar e elaborar a pauta destacando os objetivos, o horário, a duração e a relação de participantes. Priorizar os assuntos de modo que aqueles que exijam esforço maior sejam tratados em primeiro lugar;
* Certificar-se de que estejam presentes as pessoas diretamente ligadas ao tema a ser tratado.
Durante a reunião:
* Promover o aquecimento das pessoas, fazer a leitura da pauta, acordar com os participantes os horários para intervalo e término da mesma e proceder a leitura da ata anterior;
* Administrar o tempo, seguindo o planejamento feito;
* Estimular os participantes. Ressaltar a importância de se ouvir o outro e considerar pontos de vista diferentes;
* Orientar as discussões para o assunto em pauta;
* Encorajar a tomada de decisão;
* Fazer um intervalo para o cafezinho.

Ao final da reunião:

* Fazer uma avaliação. Utilizar o feedback para efetuar melhorias;
* Fazer a ata.

Dicas para os participantes

* Prepare-se para a reunião. Conheça a pauta e os assuntos que serão discutidos.
* Seja pontual.
* Concentre sua atenção na pessoa que está falando.
* Peça a palavra quando quiser expor sua idéia ou pedir esclarecimentos.
* Abstenha-se de julgar uma sugestão, pois todas são valiosas.
* Pratique o padrão OCER de comunicação:
* Ouça com atenção;
* Compreenda o que está sendo dito, pedindo esclarecimentos sobre os pontos obscuros;
* Enriqueça os pontos de vista com a sua experiência;
* Responda, posicionando-se conclusivamente sobre o tema, mesmo que a sua opinião seja discordante.

Dicas para os Gerentes

* Comece a reunião pontualmente, prestigiando os colaboradores;
* Trate os assuntos de forma objetiva, respeitando o tempo destinado a eles;
* Respeite as regras previamente estabelecidas;
* Estimule o desenvolvimento e a participação de todos;
* Desligue o seu telefone celular;
* Fale francamente;
* Ouça atentamente;
* Discorde com naturalidade e delicadeza quando for preciso;
* Utilize as reuniões como oportunidade para:
* Enfocar os resultados do órgão;
* Valorizar iniciativas e a cooperação;
* Reforçar a contribuição de cada um;
* Elogiar os destaques;
* Focalizar erros como fonte de aprendizagem;
* Discutir questões relativas à equipe;
* Gerar compromisso nas causas comuns.

Reuniões com a equipe

* A cada reunião delegue a coordenação a um dos membros da equipe, estimulando a participação de todos;
* Para cada reunião sugira a exposição de assuntos relevantes;
* Divulgue, com antecedência, a pauta;
* Mantenha a periodicidade e freqüência das reuniões, bem como o horário de início e o término da mesma;
* Reserve um espaço para a equipe trabalhar sua integração, aprofundar o auto- conhecimento, e atuar na melhoria das relações interpessoais, através do feedback e discussão dos problemas internos ao ambiente de trabalho.

Ata da reunião

A ata de reunião é de suma importância, já que é o registro e a memória de tudo que foi discutido, possibilitando o acompanhamento e cobrança das decisões. Numa ata deve constar tudo o que ficou resolvido, quem será responsável pelas ações, além dos prazos. A ata fica a cargo do coordenador da reunião ou de alguém a quem ele delegue esta tarefa.

Conclusão

Já que as reuniões agregam competências, economizam tempo, geram maior envolvimento, compromisso e motivação, pratique-as com freqüência e disciplina: são fontes de aprendizado para todos. Reforce as atitudes que são consideradas louváveis para uma reunião, receba os benefícios da prática e os aplausos.

Fonte: http://www.barsa.com/scripts/Barsa_New
Colaborador deste BLOG: Adilson Pereira Mendes
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Resultados dos desafios de ontem (quarta-feira - 22/11):

1) Fácil: A piscina própria para crianças (quatro letras). Resposta: Rasa.
2) Médio: Condição do isqueiro em uso (cinco letras). Resposta: Aceso.
3) Difícil: Conclusão (seis letras). Resposta: Remate.

Desafios de hoje (quinta-feira - 23/11):

1) Fácil: Ivan _ _ _ _, cantor.
2) Médio: Exercício para"tirar" barriga (nove letras).
3) Difícil: Antônimo de humilde (seis letras).

As respostas dos desafios de hoje, você vê no BLOG de amanhã.
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Agenda de Eventos - BH

Veja alguns dos eventos em destaque nas próximas semanas:

1) 17 a 26/11 - Festival Internacional de Cinema Infantil - Shopping Pátio Savassi
2) 22 a 26/11 - XVII Feira Nacional de Artesanato - Expominas - A maior feira de artesanato da América Latina - Serão 20 mil itens artesanais do Brasil, África e América Latina - http://www.feiranacionaldeartesanato.com.br
3) 24/11 - Leonardo - 22:00 h. - Restaurante Porcão
4) 25/11 - Caetano Veloso - 21:30 h. - Chevrolet Hall
5) 01/12 - Jota Quest - 22:30 h. - Chevrolet Hall
6) 03/12 - Deep Purple - 19:00 h. - Chevrolet Hall
7) 07 a 10/12 - Chico Buarque - Palácio das Artes

Fontes: http://www.guiabh.com.br, http://www.maristahall.com.br http://www.palaciodasartes.com.br e http://www.belohorizonte.mg.gov.br
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